Certificatul constatator reprezintă un document esențial pentru orice firmă sau persoană fizică autorizată (PFA), întrucât atestă informațiile de bază despre activitatea comercială, sediul social, administratorii ori asociații unei entități înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC).
Acest act, emis inițial la înființarea firmei sau atunci când apar modificări, are o greutate juridică semnificativă și poate fi solicitat în numeroase contexte: la deschiderea unui cont bancar, pentru participarea la licitații publice, în relația cu instituții ale statului ori parteneri de afaceri.
Dar ce se întâmplă atunci când certificatul constatator conține informații greșite? Orice eroare, fie că este vorba despre o simplă literă omisă la numele asociatului, fie că este consemnat greșit codul unic de înregistrare sau adresa sediului social, poate genera confuzii ori întârzieri în relațiile comerciale.
De aceea, rectificarea documentului devine imediat necesară, pentru a te asigura că firma ta operează în baza unor date corecte și legale.
Identificarea erorilor și cauzele acestora
Primul pas fundamental în procesul de rectificare a unui certificat constatator ONRC este să identifici cu precizie toate informațiile greșite. De regulă, aceste erori pot fi depistate la o simplă examinare a documentului, atunci când observi discrepanțe între datele oficiale ale firmei și ceea ce este înscris pe certificat.
Există situații în care greșelile sunt mai subtile, de exemplu, o inițială în plus la numele administratorului, sau un cod CAEN incomplet.
Cauzele erorilor dintr-un certificat constatator pot fi diverse. Pe de o parte, pot exista greșeli care apar din neatenția persoanei care a completat documentele la înființarea firmei: un nume scris parțial, un caracter tipografic în locul altuia ori furnizarea unor date eronate către ONRC.
Pe de altă parte, erorile pot fi cauzate chiar de factori externi, precum probleme informatice apărute în sistemul Registrului Comerțului ori neconcordanțe apărute între momentul înregistrării și actualizarea ulterioară a informațiilor.
Este foarte important să verifici toate secțiunile din certificatul constatator. Printre informațiile cheie se numără: denumirea completă a firmei sau a PFA-ului, forma juridică (SRL, SA, PFA etc.), sediul social și punctele de lucru, codul unic de înregistrare (CUI) sau codul de identificare fiscală, capitalul social, structura asociaților și a administratorilor, precum și obiectul principal de activitate ori codurile CAEN asociate.
O greșeală aparent minoră, cum ar fi omisiunea unei cifre din CUI, poate produce complicații majore atunci când interacționezi cu instituțiile publice ori cu partenerii de afaceri.
Dacă depistezi neconcordanțe, notează-le imediat și fii atent la orice alt detaliu care ar putea fi relevant pentru demersul de rectificare. O listă detaliată a erorilor va facilita dialogul cu reprezentanții Registrului Comerțului și va face ca procesul de rectificare să decurgă mai rapid și mai eficient.
Pregătirea documentelor și depunerea cererii de rectificare
După ce ai identificat informațiile greșite din certificatul constatator ONRC, următorul pas constă în pregătirea documentelor necesare rectificării. Conform procedurilor stabilite de Oficiul Național al Registrului Comerțului, va trebui să completezi și să depui o cerere de rectificare (de regulă, un formular tip disponibil la ghișeul ONRC sau online, prin portalurile instituției).
Înainte de a te deplasa la instituție, asigură-te că ai la dispoziție următoarele:
- Acte de identificare ale reprezentantului legal (administrator, asociat unic, titular PFA), cum ar fi cartea de identitate.
- Acte constitutive ale firmei (în cazul SRL, SA sau alte forme de organizare), respectiv certificatul de înregistrare și anexele aferente.
- Dovezi care atestă corectitudinea datelor. De exemplu, dacă rectificarea se referă la adresa sediului social, va fi nevoie de documentele care confirmă dreptul de folosință asupra spațiului respectiv (contract de închiriere, contract de comodat, act de proprietate etc.). Dacă este vorba despre datele personale ale asociatului ori administratorului, pot fi necesare acte de stare civilă.
- Cerere de rectificare (formularele specifice ONRC). Acestea se pot obține de la sediul ONRC sau pot fi descărcate de pe site-ul Registrului Comerțului, unde există informații despre completarea și depunerea online a documentației.
Pe lângă documentație, nu uita de taxele aferente. Taxele pot varia în funcție de complexitatea rectificării ori de tipul de entitate juridică.
După ce ai adunat toate actele, va trebui să te prezinți la sediul ONRC unde este înregistrată firma sau să trimiți documentația prin sistemul electronic disponibil în platforma online (acolo unde se poate).
În cazul în care depui cererea în format fizic, este recomandat să păstrezi o copie a tuturor actelor și să soliciți o dovadă a depunerii documentelor la Registrul Comerțului.
În acest mod, vei putea urmări stadiul dosarului și vei avea toate informațiile la îndemână în cazul în care apar solicitări suplimentare de clarificare sau acte doveditoare suplimentare.
Verificarea și reobținerea certificatului constatator corect
Odată ce ai depus cererea de rectificare și documentele aferente, urmează procesul de verificare realizat de funcționarii Registrului Comerțului. Aceștia vor analiza dosarul, se vor asigura că informațiile furnizate sunt corecte și că respectă prevederile legale în vigoare.
În situația în care ceva lipsește sau există neclarități, vei fi contactat pentru a completa ori a corecta cererea.
În general, termenele de soluționare pot diferi în funcție de complexitatea rectificării și de volumul de lucru al ONRC. Cu toate acestea, se încearcă rezolvarea cât mai promptă a solicitărilor, pentru a nu bloca activitatea întreprinderilor.
După ce dosarul este aprobat, vei primi noul certificat constatator ONRC care conține datele corecte. Este recomandat să verifici cu atenție fiecare secțiune a documentului reemis. Ai grijă să confirmi exactitatea numelui firmei, a asociaților, a sediului social, a codului de înregistrare fiscală și a oricăror alte informații cuprinse.
În unele situații, poate fi necesară și actualizarea altor documente sau informarea altor instituții cu privire la schimbarea intervenită. De pildă, dacă s-a rectificat o eroare la sediul social, ar putea fi necesar să anunți autoritatea fiscală ori banca la care ai conturi.
Trebuie să ai în vedere și actualizarea oricăror contracte comerciale, facturi, polițe de asigurare sau altor acte ce implică datele rectificate.
Nu uita că, în cazul unei erori mai complexe, care necesită și modificarea actului constitutiv, trebuie să urmezi o procedură ușor diferită, ce implică decizia asociaților sau completarea de acte adiționale.
Oricare ar fi situația, este esențial să te asiguri că toate documentele companiei sunt perfect aliniate cu informațiile din noul certificat constatator ONRC.
Rectificarea unui certificat constatator ONRC cu informații greșite poate părea, la prima vedere, un demers consumator de timp și resurse. Menținerea unor date corecte în evidențele ONRC și în toate documentele oficiale ale firmei are un impact semnificativ asupra credibilității și bunei funcționări a afacerii tale.
