Cunoscute si drept proceduri operationale, proceduri specifice sau proceduri de proces, procedurile formalizate se definesc drept o serie de reguli si metode aplicate cu scopul standardizarii, uniformizarii si eficientizarii activitatilor periodice desfasurate in cadrul insitutiilor bugetare. Aceste proceduri formalizate au fost impuse intial de ordinul 400 din 2015 si reactualizate incepand cu anul 2016 prin ordinul 200 care introduce 16 de noi standarde in conformitate cu modelul general acceptat in Uniunea Europeana. Pana in prezent, un numar mare de institutii bugetare lucreaza inca la reactualizarea documentatiei procedurale.
De ce este nevoie de aceste proceduri formalizate
Procedurile formalizate sunt gandite pentru a simplifica munca functionarilor bugetari si a asigura o buna comunicare a informatiei in cadrul acestor institutii. Ele sunt o serie de proceduri standard, aplicate diverselor activitati din cadrul unei institutii precum organizarea contabilitatii, inventarierea obiectelor, statele de plata, etc, ce simplifica monitorizarea activitatii si detectarea cat mai rapida a neregulilor sau erorilor umane.
Odata intocmita, documentatia ce cuprinde aceste proceduri formalizate poate ajuta inclusiv functionarii publici lipsiti de experienta sau care tin locul colegilor ce se ocupau in mod normal de o anumita activitate sa o indeplineasca usor, urmand o serie de pasi clari, specificati in documentatia aferenta fiecarei proceduri in parte. Pentru o institutie de stat obisnuita, documentatia in discutie cuprinde intre 1800 si 2000 de pagini.
Rolul procedurilor formalizate intr-o insitutie este acela de a functiona ca un set de instructiuni pentru toate activitatile repetitive periodice din cadrul acestora. Implementarea acestora in procesul de control intern managerial si-a demonstrat rapid eficienta in standardizarea activitatilor astfel incat erorile umane sa fie usor evitate sau depistate in cazul in care ele totusi apar. Odata cu noile implementari aduse de ordinul din 2015, institutiile care au reusit sa isi reactualizeze intreaga documentatie raporteaza o crestere a productivitatii functionarilor si a eficientei cu care se desfasoara activitatile ciclice datorita unei mai bune comunicari in cadrul institutiei.
Aceste proceduri formalizate pot fi descrise, in termeni simpli, drept “manuale” de care se folosesc functionarii publici pentru desfasurarea pas cu pas a activitatilor din cadrul institutiei. Fiecare procedura in parte descrie un alt proces si un alt set de reguli precum completarea unui registru matricol spre exemplu, in conformitate cu legislatia in rigoare. Pentru a fi mai usor de consultat si folosit, fiecare procedura este redactata intr-un format standard ce cuprinde o evidentiere a modificarilor aduse fata de versiuni precedente, un formular de avizare, continutul care explica procedura in sine, un cuprins si o prima pagina cu antet, numar de editie, codul si denumirea procedurii.
